기업의 자산관리 담당자에게 이런 요청이 들어왔다고 가정해보겠습니다.
“현재 자산현황을 한 페이지로 정리해서 보고해주세요.”
자산대장에는 1만 건이 넘는 데이터가 있습니다. 자산번호도 있고 품명도 있고 취득일자와 금액도 있습니다.
그런데 막상 한 페이지로 줄이려고 하면 고민이 시작됩니다.
무엇을 보여줘야 할까요?
총 자산 수?
취득금액?
부서별 보유량?
올해 구매한 장비?
물론 모두 필요한 정보입니다.
하지만 경영진이 궁금한 것은 자산번호 1번부터 10,000번까지의 목록이 아닙니다.
“우리가 가진 자산이 제대로 활용되고 있는가?”
“사용하지 않는 장비는 얼마나 되는가?”
“찾지 못하는 자산은 없는가?”
“새로 사기 전에 기존 장비를 활용할 수 없는가?”
“계속 수리비가 들어가는 장비는 무엇인가?”
이런 질문에 빠르게 답할 수 있는 숫자가 필요합니다.
바로 [고정자산관리] KPI입니다.
이번 글에서는 기존의 자산관리 KPI를 단순히 하나씩 나열하기보다, 경영진에게 자산현황을 한 페이지로 보고한다면 어떤 숫자를 우선적으로 보여줄 것인가라는 관점에서 살펴보겠습니다.
[기업자산관리] 데이터를 어떻게 경영정보로 바꿀 수 있는지, [유형자산관리]에서 어떤 데이터를 평소에 관리해야 하는지, 그리고 탐스(TAMS)와 같은 [자산관리시스템]이 왜 필요한지도 함께 알아보겠습니다.
자산대장 10,000줄보다 숫자 7개가 더 유용할 수 있습니다
회사에서 관리하는 자산이 10,000개라고 가정해보겠습니다.
“총 보유자산 10,000개”
이 숫자는 분명 필요합니다.
하지만 이것만으로는 회사의 자산운영 상태를 판단하기 어렵습니다.
조금 다르게 보여보겠습니다.
총 관리자산 10,000개
정상 사용 8,100개
유휴·보관 950개
수리·점검 180개
불용 검토 420개
미확인 350개
같은 10,000개인데 정보의 의미가 완전히 달라집니다.
이제 질문이 생깁니다.
유휴·보관 중인 950개는 다시 사용할 수 없을까요?
미확인 350개는 왜 찾지 못했을까요?
수리 중인 장비 가운데 반복적으로 고장 나는 장비는 없을까요?
불용 검토 중인 자산은 언제 처리할까요?
이것이 KPI의 역할입니다.
좋은 KPI는 보고서를 예쁘게 만드는 숫자가 아니라 다음 질문과 행동을 만들어내는 숫자입니다.
① 총 보유자산보다 먼저 ‘자산 구성’을 보세요
첫 번째는 기본이 되는 총 관리자산 현황입니다.
다만 전체 수량 하나만 표시하는 것으로 끝내면 정보가 부족합니다.
예를 들어 자산 10,000개를 보유하고 있다면 어떤 자산이 10,000개를 구성하고 있는지 함께 볼 필요가 있습니다.
전산장비가 몇 개인지, 사무용 비품이 몇 개인지, 연구장비와 계측장비는 얼마나 되는지 등을 구분할 수 있습니다.
여러 사업장을 운영한다면 본사·지점·공장·연구소 등의 보유 현황도 함께 볼 수 있습니다.
여기서 중요한 것은 자산이 많을수록 좋다는 의미가 아니라는 것입니다.
총 보유량은 성과라기보다 [기업자산관리] 현황을 이해하기 위한 기준값입니다.
예를 들어 미확인 자산이 100개라고 해도 전체 자산이 500개인 기업과 50,000개인 기업에서 그 의미는 달라질 수 있습니다.
따라서 수량과 함께 비율을 보는 것이 좋습니다.
② ‘사용 중’ 자산은 실제 자산 활용도를 보여줍니다
두 번째로 확인할 숫자는 실제 사용 중인 자산입니다.
회사가 노트북을 2,000대 보유하고 있다고 해보겠습니다.
그런데 실제 사용자에게 배정되어 정상적으로 사용되는 노트북은 1,500대입니다.
그렇다면 나머지 500대는 어디에 있을까요?
신규 입사자 지급을 위해 준비한 장비일 수 있습니다.
수리 중일 수도 있습니다.
창고에 보관되어 있을 수도 있습니다.
반납받은 뒤 아직 재배치하지 않은 장비일 수도 있습니다.
교체나 폐기를 검토하고 있을 수도 있습니다.
따라서 [유형자산관리]에서는 단순히 ‘보유’와 ‘미보유’만 구분하기보다 사용·보관·수리·불용 등의 상태를 구분하는 것이 중요합니다.
그래야 총 보유량 가운데 실제 업무에 활용되는 자산이 얼마나 되는지 확인할 수 있습니다.
③ 유휴자산은 구매비용과 직접 연결해서 볼 수 있습니다
경영 관점에서 관심을 가질 만한 숫자 가운데 하나가 유휴자산 현황입니다.
정상적으로 사용할 수 있지만 현재 사용하지 않는 자산이 얼마나 있는지를 확인하는 것입니다.
예를 들어 A부서에서 모니터 30대를 신규 구매해달라고 요청했습니다.
일반적인 구매 프로세스라면 견적을 받고 결재를 진행한 뒤 새 제품을 구매할 수 있습니다.
하지만 [자산관리시스템]을 확인해보니 다른 부서와 창고에 재사용 가능한 모니터가 18대 있습니다.
그렇다면 선택지가 달라집니다.
기존 자산의 재배치 가능성을 먼저 검토하고 부족한 수량만 구매할 수도 있습니다.
이것이 [고정자산관리] 데이터가 구매 의사결정과 연결되는 지점입니다.
다만 유휴자산이 있다는 사실 자체를 무조건 부정적으로 볼 필요는 없습니다.
예비장비가 필요한 기업도 있고 계절이나 프로젝트에 따라 특정 시기에만 사용하는 장비도 있기 때문입니다.
따라서 중요한 것은 유휴자산 0개를 만드는 것이 아니라 왜 사용하지 않는지 설명할 수 있는 상태를 만드는 것입니다.
④ ‘미확인 자산’은 숫자가 작아도 그냥 넘기면 안 됩니다
재물조사를 완료했습니다.
관리 대상 자산은 10,000개이고 9,850개를 확인했습니다.
확인율은 98.5%입니다.
숫자만 보면 상당 부분 확인된 것처럼 보입니다.
하지만 [고정자산관리] 담당자가 봐야 할 숫자는 오히려 반대편에 있습니다.
찾지 못한 150개입니다.
다른 부서로 이동했는데 데이터가 변경되지 않았을 수 있습니다.
외부 현장으로 반출된 상태일 수 있습니다.
수리를 맡긴 장비일 수도 있습니다.
실제로 폐기했지만 시스템 처리가 되지 않았을 수도 있습니다.
사용자가 바뀌었는데 변경이력이 반영되지 않았을 수도 있습니다.
따라서 미확인 자산 KPI를 관리한다면 단순히 개수만 표시하기보다 원인까지 분류할 수 있어야 합니다.
미확인 자산은 재물조사 결과이면서 동시에 평소 [기업자산관리] 프로세스가 얼마나 정확하게 작동했는지를 보여주는 신호가 될 수 있습니다.
⑤ 자산정보 정확도는 ‘찾았다’와 ‘맞다’를 구분하는 숫자입니다
재물조사에서 노트북 한 대를 찾았습니다.
그러면 정확한 자산일까요?
현물은 확인했습니다.
하지만 [자산관리시스템]에는 서울 본사 영업부 소속으로 등록되어 있는데 실제로는 다른 사업장에서 사용하고 있을 수 있습니다.
사용자는 이미 퇴사한 직원으로 등록되어 있을 수도 있습니다.
상태는 ‘사용 중’인데 실제로는 창고에 보관되어 있을 수도 있습니다.
즉 현물을 찾았다는 것과 자산정보가 정확하다는 것은 다른 문제입니다.
그래서 [유형자산관리]에서는 현물 확인과 함께 위치, 부서, 사용자, 상태 등의 주요 정보가 실제와 일치하는지도 확인할 필요가 있습니다.
자산 데이터의 정확도가 낮으면 그 데이터를 기반으로 만든 KPI 역시 신뢰하기 어려워집니다.
대시보드가 아무리 화려해도 원본 데이터가 틀렸다면 잘못된 숫자를 더 보기 좋게 보여주는 것에 불과합니다.
좋은 대시보드보다 먼저 필요한 것은 정확한 데이터입니다.
⑥ 신규 취득과 폐기를 함께 보면 자산이 ‘쌓이는지’ 알 수 있습니다
올해 노트북을 300대 구매했습니다.
이 숫자만 보면 많은지 적은지 판단하기 어렵습니다.
직원 수가 크게 증가했다면 자연스러운 구매일 수 있습니다.
노후 장비를 대규모로 교체하는 시기일 수도 있습니다.
그런데 최근 몇 년 동안 매년 수백 대씩 구매하고 있는데 폐기와 재배치는 거의 없다면 어떨까요?
한 번 확인해볼 필요가 있습니다.
그래서 신규 취득 KPI는 폐기, 불용, 재배치 데이터와 함께 보는 것이 좋습니다.
예를 들어 월별 또는 연도별로 신규 취득 → 재배치 → 불용 → 폐기 흐름을 확인하면 회사의 자산이 어떻게 변화하고 있는지 파악하기 쉬워집니다.
[기업자산관리]가 단순한 보유자산 목록에서 자산 생애주기 관리로 확장되는 지점입니다.
⑦ 반복 수리 장비는 ‘교체 판단’에 필요한 숫자가 됩니다
수리비를 자산별로 연결해 관리한다면 또 다른 의미 있는 KPI를 만들 수 있습니다.
단순히 이번 달 수리 건수가 몇 건인지 보는 것에서 한 단계 더 나아가는 것입니다.
어떤 장비가 반복적으로 고장 나는지,
어떤 모델에서 수리가 집중되는지,
오래된 장비의 수리 빈도가 증가하고 있는지,
수리 후 다시 고장 난 장비가 얼마나 되는지 등을 확인할 수 있습니다.
이 정보는 향후 교체 여부를 검토할 때 참고자료가 될 수 있습니다.
취득한 지 오래됐다는 이유만으로 무조건 교체하는 것도 합리적이지 않을 수 있고, 장부가액이 남아 있다는 이유로 반복적으로 고장 나는 장비를 계속 사용하는 것도 효율적이지 않을 수 있습니다.
따라서 [유형자산관리]에서는 취득일자뿐 아니라 현재 상태와 수리·점검 이력을 함께 보는 것이 중요합니다.
그렇다면 KPI는 정확히 몇 개가 적당할까요?
정답은 없습니다.
기업마다 보유한 자산과 업무환경이 다르기 때문입니다.
제조기업이라면 생산설비와 장비의 가동·점검 관련 데이터가 중요할 수 있습니다.
연구기관이라면 연구장비의 위치와 사용현황, 수리·점검 정보가 중요할 수 있습니다.
일반 사무환경이라면 노트북, 모니터, 모바일기기 등의 사용자 배정과 유휴장비 현황이 더 중요할 수 있습니다.
따라서 처음부터 KPI를 20개, 30개씩 만드는 것보다 실제 의사결정에 사용할 숫자부터 선택하는 것이 좋습니다.
예를 들어 초기에는 다음 7가지 정도에서 시작할 수 있습니다.
총 보유자산 / 정상 사용 자산 / 유휴·보관 자산 / 미확인 자산 / 수리·점검 자산 / 신규 취득·폐기 / 사업장·부서별 보유 현황
이후 필요에 따라 자산정보 정확도, 재배치율, 반복수리 자산, 유지비용 등의 지표를 추가할 수 있습니다.
핵심은 KPI 개수가 아닙니다.
그 숫자를 본 뒤 무엇을 할 것인지가 명확해야 합니다.
자산관리 KPI가 실패하는 이유는 ‘그래프’가 부족해서가 아닙니다
KPI 이야기를 하면 대시보드부터 떠올리기 쉽습니다.
막대그래프와 원형그래프를 만들고 숫자를 색상별로 표시하면 자산관리가 한눈에 보일 것 같습니다.
하지만 실제로 더 중요한 것은 그 아래의 데이터입니다.
퇴사한 직원이 계속 사용자로 등록되어 있다면 어떻게 될까요?
폐기한 장비가 아직 정상 사용으로 남아 있다면요?
본사에서 지점으로 이동한 장비의 위치가 변경되지 않았다면 어떨까요?
창고에 있는 유휴장비가 여전히 사용 중으로 표시된다면요?
그 데이터를 기반으로 계산한 KPI 역시 실제와 달라집니다.
따라서 [고정자산관리] KPI를 구축하는 순서는 대시보드 → 데이터가 아니라 데이터 → KPI → 대시보드가 되어야 합니다.
먼저 자산의 위치와 사용자, 상태, 이동, 수리, 불용, 폐기 등의 변화가 제대로 기록되어야 합니다.
그다음 데이터를 분류하고 숫자로 만들었을 때 비로소 경영정보로서 의미가 생깁니다.
매달 엑셀을 취합해야 한다면 KPI도 늦어집니다
KPI를 만들었는데 담당자가 매월 말마다 여러 파일을 받아 하나로 합쳐야 한다면 또 다른 문제가 생깁니다.
본사 파일을 받습니다.
지점별 자료를 취합합니다.
부서별 엑셀을 합칩니다.
중복 데이터를 제거합니다.
상태명을 맞춥니다.
수식을 적용합니다.
그래프를 다시 만듭니다.
그렇게 보고서를 완성했을 때는 이미 며칠 또는 몇 주가 지나 있을 수 있습니다.
KPI의 가치는 현재 상황을 빠르게 파악하는 데 있습니다.
그래서 [자산관리시스템]을 검토할 때는 단순히 자산등록 기능만 볼 것이 아니라 필요한 기준으로 자산 데이터를 조회하고 분류할 수 있는지도 중요하게 살펴볼 필요가 있습니다.
탐스(TAMS), 자산대장을 경영에 활용할 수 있는 데이터로
탐스(TAMS)는 비품, 기자재, 전산장비, 연구장비 등 기업과 기관이 보유한 다양한 유형고정자산을 관리할 수 있는 [자산관리시스템]입니다.
자산의 기본정보를 등록하는 것에서 끝나는 것이 아니라 사업장, 부서, 위치, 사용자, 상태 등 실제 [유형자산관리]에 필요한 정보를 체계적으로 축적할 수 있습니다.
또한 바코드, QR, RFID를 활용해 실제 현물과 자산정보를 연결하고 재물조사 및 현물 확인 업무에 활용할 수 있습니다.
대용량 데이터베이스를 기반으로 많은 자산을 관리할 수 있으며 기간계 시스템과의 연계를 통해 기존 업무환경과 [기업자산관리] 업무를 연결하는 방향으로 활용할 수 있습니다.
현재 탐스(TAMS)는 국내외 약 400개 업체에서 도입하고 있습니다.
여기서 중요한 것은 자산을 시스템에 많이 등록하는 것 자체가 아닙니다.
탐스에 축적되는 자산 데이터를 실제 관리와 의사결정에 활용할 수 있어야 합니다.
어떤 사업장에 자산이 집중되어 있는지,
현재 사용 중인 자산은 무엇인지,
어떤 자산이 보관 또는 유휴 상태인지,
수리나 점검이 필요한 자산은 무엇인지,
재물조사에서 확인이 필요한 자산은 무엇인지 등 필요한 기준으로 현황을 파악할 수 있어야 [자산관리시스템]의 활용 가치도 높아집니다.
경영진에게 필요한 것은 ‘자산목록’보다 ‘판단할 수 있는 숫자’입니다
자산관리 담당자는 개별 자산을 세밀하게 관리해야 합니다.
자산번호와 품명, 모델, 위치, 사용자, 상태 등 상세한 정보가 필요합니다.
하지만 경영진에게 동일한 형태의 자산대장을 그대로 전달할 필요는 없습니다.
경영진에게는 전체 상황을 빠르게 이해할 수 있는 정보가 더 중요할 수 있습니다.
현재 몇 개를 보유하고 있는가?
그중 실제 사용하는 자산은 얼마나 되는가?
사용하지 않는 자산은 얼마나 되는가?
확인되지 않는 자산은 무엇인가?
반복적으로 비용이 발생하는 장비는 무엇인가?
신규 구매 전에 활용할 수 있는 기존 자산은 없는가?
이 질문에 답할 수 있다면 [고정자산관리] 데이터는 단순한 관리자료에서 경영정보로 한 단계 확장될 수 있습니다.
숫자를 보고 ‘행동’이 바뀌어야 진짜 KPI입니다
유휴자산이 많다는 것을 확인했습니다.
그러면 신규 구매 전에 재배치를 검토할 수 있습니다.
미확인 자산이 늘었습니다.
그러면 이동·반출·폐기 프로세스에서 어떤 정보가 누락되는지 확인할 수 있습니다.
특정 장비의 반복수리가 증가했습니다.
그러면 교체 또는 유지보수 정책을 검토할 수 있습니다.
특정 사업장의 보유량이 지나치게 많습니다.
그러면 다른 사업장과의 재배치 가능성을 확인할 수 있습니다.
이처럼 KPI는 결과를 보여주는 데서 끝나지 않습니다.
숫자 → 원인 확인 → 조치 → 결과 확인
이 흐름으로 이어져야 합니다.
그렇기 때문에 [기업자산관리] KPI의 목표는 숫자를 많이 만드는 것이 아닙니다.
회사가 보유한 자산의 현재 상태를 이해하고 다음 결정을 더 빠르게 내릴 수 있도록 만드는 것입니다.
자산 10,000개보다 중요한 것은 ‘그 10,000개가 어떤 상태인가’입니다
자산관리는 오랫동안 ‘목록관리’ 업무로 인식되기 쉬웠습니다.
하지만 자산 데이터가 체계적으로 축적되면 활용범위는 훨씬 넓어질 수 있습니다.
보유량을 파악할 수 있습니다.
사용현황을 확인할 수 있습니다.
유휴자산을 찾아낼 수 있습니다.
재배치 가능성을 검토할 수 있습니다.
미확인 자산을 추적할 수 있습니다.
반복수리 장비를 확인할 수 있습니다.
사업장과 부서별 자산현황도 비교할 수 있습니다.
이것이 [유형자산관리] 데이터가 필요한 이유입니다.
[자산관리시스템]을 도입할 때도 단순히 **“자산을 몇 개까지 등록할 수 있는가?”**만 묻기보다 **“등록한 데이터를 어떻게 활용할 수 있는가?”**를 함께 살펴봐야 합니다.
탐스(TAMS)는 이러한 [고정자산관리] 데이터를 지속적으로 축적하고 활용할 수 있는 관리환경 구축을 지원합니다.
결국 경영에 필요한 숫자는 회사마다 다릅니다.
7개일 수도 있고 10개일 수도 있습니다.
중요한 것은 숫자의 개수가 아닙니다.
우리 회사가 가진 자산이 지금 어떻게 사용되고 있는지 설명할 수 있는 숫자인가?
그 질문에 답할 수 있다면 자산대장은 단순한 목록을 넘어 경영을 위한 데이터가 될 수 있습니다.
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💡 좋은 자산관리 KPI는 숫자를 많이 보여주는 것이 아니라 보유·사용·유휴·수리·미확인 데이터를 통해 회사 자산의 현재 상태와 다음 의사결정을 빠르게 보여주는 것입니다.
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최상의 자산관리 시스템을 제공합니다 "탐스:TAMS"는 정부 및 지자체, 공공기관, 연구소, 학교, 병원, 호텔, 금융기관, 종교단체, 일반기업 등에서 유형고정자산(비품, 장비, 물품, 기자재 등)의 구
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